Rozliczenie faktury zaliczkowej – wszystko co trzeba wiedzieć

Fakturę zaliczkową przedsiębiorcy najczęściej wystawiają w przypadku transakcji opiewających na wysokie kwoty, w przypadku których dostawa towarów lub usług ma nastąpić za pewien określony czas. Są one dokumentem potwierdzającym otrzymanie płatności bądź wzywającym do ich uregulowania. Co warto wiedzieć o fakturach zaliczkowych i w jaki sposób należy je rozliczać?

Co powinna zawierać faktura zaliczkowa?

Obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej dotyczy przedsiębiorców, którzy otrzymali w danym okresie pełną płatność bądź jakąś jej część. Dokument należy sporządzić najpóźniej do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano płatność. Istnieje też możliwość wystawienia faktury zaliczkowej przed uregulowaniem należności, jednak nie wcześniej, niż na 60 dni. Zgodnie z art. 106f ustawy o VAT dokument powinien zawierać następujące elementy:

  • datę wystawienia,
  • dane identyfikacyjne nabywcy oraz dostawcy towaru lub usługi,
  • numer nadany w ramach serii,
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy,
  • otrzymaną kwotę zapłaty,
  • kwotę podatku VAT,
  • dane dotyczące zamówienia.

W przypadku niektórych transakcji, obejmujących na przykład dostawę energii elektrycznej czy świadczenie usług z zakresu ochrony prawnej, otrzymanie zaliczki nie powoduje powstania obowiązku podatkowego. Przedsiębiorca nie jest więc zobowiązany do wystawiania faktury zaliczkowej, nawet jeśli otrzyma płatność.

Kiedy należy wystawić fakturę końcową?

Przedsiębiorcy zobowiązani są wystawić fakturę końcową wyłącznie w przypadku, gdy faktura zaliczkowa nie opiewała na całą kwotę zamówienia. W takiej sytuacji należy pomniejszyć kwotę netto, podatku VAT oraz brutto faktury o otrzymaną wcześniej płatność, figurującą jednocześnie na fakturze zaliczkowej. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, przedsiębiorca zobowiązany jest podać numer faktury zaliczkowej, o której wartość pomniejsza fakturę końcową.

W przypadku niektórych transakcji przedsiębiorca może wystawić nawet kilka faktur zaliczkowych – wtedy każdą z nich należy ująć w fakturze końcowej. Co istotne, od 2023 roku będzie obowiązywała zasada, w ramach której uproszczona zostanie procedura wystawiania faktur zaliczkowych oraz końcowych. Mianowicie, jeśli data otrzymania zaliczki i wykonania usługi czy dostawy towaru nastąpią w tym samym miesiącu, przedsiębiorca będzie mógł od razu wystawić fakturę końcową, pomijając tym samym fakturę zaliczkową.

Faktura zaliczkowa a podatek dochodowy i VAT

Otrzymanie płatności w ramach faktury zaliczkowej wywołuje skutki na gruncie podatku VAT, dlatego każdy przedsiębiorca, który jest zarejestrowany jako czynny VAT-owiec, musi takowy dokument wystawić. Zasada ta nie dotyczy natomiast nievatowców, czyli przedsiębiorców, którzy z jakichś powodów nie są objęci obowiązkiem płacenia VAT-u. Rozliczenie faktury zaliczkowej nie obejmuje podatku dochodowego, dlatego też osoby niezarejestrowane do celów VAT nie mają obowiązku wystawiania takiego dokumentu. Mogą one posiłkować się dokumentem KP – kasa przyjmie bądź wyciągiem bankowym z konta, na które wpłynęła płatność.

Więcej informacji znajdą Państwo w serwisie Poradnik przedsiębiorcy.

redakcja serwisu

Dodaj komentarz

Back to top